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如何專心工作?10招讓你擁有翻倍生產力!

如何專心工作?10招讓你擁有翻倍生產力!

該怎麼處理堆積如山的工作?

是否經常感覺自己無法專心在工作上?

你知道你其實可以讓生產力倍增嗎?

如果你對上述的問題感興趣,這篇文章就是為你寫的。我將會跟你分享10個幫助你提升工作專注度的方法,讓你擁有倍增的生產力,從此不再被工作追著跑。

就讓我們開始吧!

移除干擾源

移除干擾源

在談到如何專心之前可以先來審視看看有什麼東西會讓我們分心,就像要讓一輛車跑得快,除了油門吹到底之外,別忘了要放開手剎車。

同樣的道理,只要我們能夠移除干擾源就可以有效提高我們在工作上的專注度,進而大幅提升你的生產力。

延伸閱讀:提升工作效率的36個習慣,只要掌握這些,你也可以讓工作效率十倍速!

關閉不必要的APP、訊息通知

第一個首要移除的干擾源就是各種不必要的APP通知或訊息通知。

如果工作允許的話,可以將手機關成靜音是最好,同時也不要讓LINE在螢幕桌面上出現彈跳通知,因為這些雖然只有讓你分心1秒,但卻是把你從專注工作的狀態中抽離出來,要再次進入巔峰的工作狀態又需要再好一段時間。

但如果有些是工作群組的重要通知,害怕手機關靜音會錯過的話,那可以改成關閉其他不重要群組的通知,這樣雖然未必能打造安靜的環境專心工作,但可以大幅減少你分心的頻率。而且光是排除那些娛樂相關的通知,就可以大幅降低你神遊跑去逛網拍、看網路新聞而浪費時間的機會。

所以第一個首要移除的干擾源就是各種不必要的APP通知或訊息通知。

跟同事協調勿擾時間

第二個要移除的干擾源就是同事的打擾。

只要你們在同個辦公空間工作,同事就可能成為彼此的干擾源,但往往不是惡意的干擾,可能只是問你下午要不要訂飲料、一起罵新聞報出來的渣男,或是一起幹譙爛主管等等。

雖然他們不是惡意干擾但確實打斷了你的工作,因此你可以嘗試跟同事們溝通協調你的誤擾時間,在這段期間內你要專心工作,如果不是工作或重要的事情可以等到誤擾時間結束後再說。

如果你有獨立辦公室那可以在上面掛個門牌表示你正需要專心,又或者沒有辦公室的話可以試著戴上耳機,一來可以讓同事們知道你需要專心,在者可以為你踹界隔絕的環境,讓你更專心進入工作狀態。

這就是第二個首要移除的干擾源,同事的打擾。

一次只做一件事

第三個要移除的干擾源就是次要的工作。

在這邊希望可以跟你分享一個觀念,不是只有工作以外的事才叫干擾,工作上的事也可能是一種干擾。而且可能正因為讓我們分心的是工作上的事,我們還覺得自己很努力地完成工作,而不知道自己工作進度其實反而被拖累了。

有一句話說「好」是「最好」的敵人,因為你選擇了「好」東西會讓你沒辦法選擇「最好」的東西。同樣的道理,你把時間花在「一般」工作上,自然會壓縮到你處理「重要」工作的時間。

所以最好的作法是一次只做一件事,並且全神貫注的聚焦在最重要的那件事上,排除其它會讓你分心的雜事,就算那些也是工作上的代辦事項,只要不急那就可以等到手上的事情告一個段落後再去處理。

而這就是第三個要移除的干擾源,次要的工作。

區分工作輕重緩急

區分工作輕重緩急

會讓你無法專心工作的另一種原因很可能是一次要處理的事情太多太雜了,以至於你放眼望去的都只有推積如山的工作,而不是一連串有脈絡的待辦次序。

這樣一來除了會徒增你的心理壓力,讓你辦事的心情和效率都低落之外,你的注意力也很容易發散到工作以外的事上。

因此學會區分各項工作的輕重緩急就可以幫助你釐清現在該聚焦在哪項工作上。

要事第一、急事第二

區分工作輕重緩急的第一個要點是要事第一、急事第二。

你可以把自己要做的每個工作用重要/不重要、緊急/不緊急來區分成四個象限,分出來之後無論緊急與否,一律優先處理重要的事。只有在重要的事情很多時,再挑選緊急且重要的事優先處理。

這個想法可能跟許多人原有的觀念不一樣,許多人覺得只要事情緊急一律優先處理,但這樣可能會導致擬將大把時間耗在不重要的事上,而耽誤了原本不及但重要的事。

例如你可能會忙著即時回應所有email,或是跟同事研究報告的字體要用正黑體還是源雲體,但其實這些事情就算沒有及時處理也不會造成多大的影響,反倒是你手邊的專案可能會被一拖再拖,即便原本還有充裕的時間最後也會被拖到火燒眉毛。

緊急的事情有時候只是臨時出現而已,擱著不管未必會有多大的影響,最後真正會讓你迫在眉睫的往往都是重要的事。

所以要記得區分工作輕重緩急的第一個要點,要事第一、急事第二。

延伸閱讀:工作總是做不完?懂得規劃工作優先順序才能提高工作效率!

學會委託

區分工作輕重緩急的第二個要點是學會委託。

也許有些人會想說事情就是多到做不完,就算只做重要的事情也照樣忙到焦頭爛額,恨不得自己一天有個48小時。

如果你也有這個狀況的話,意味著你的工作到了該委託其他人協助的階段了,特別是如果你一直以來都習慣自幹到底的話,委託他人協助是一門讓你事業發展更大的必修課,可以是委託屬下、其他同事或是外包給專業的廠商來處理。

例如你是一位很會創造業績的業務,對你而言成交更多訂單才是真正能在崗位上發會最大產值的事,此時你就可以委託其他接案工作者,將提案報告PPT外包給他們,你就可以省下可能也不那麼擅長的美編和設計,把時間花在更能創造產值的工作上。

因此在你釐清楚什麼工作對你而言是不可取代的重要工作後,你就可以專心完成它,其餘的次要工作可以試著委託他人處理以提高你的工作效率。

這就是區分工作輕重緩急的第二個要點,學會委託。

適當拒絕

區分工作輕重緩急的第三個要點是適當拒絕。

區分工作輕重緩急除了安排處理工作的優先次序之外,還有另一個很重要的功能就是進行取捨。如果不比較的話,可能會下意識地覺得每項工作的很重要。

但實際比較過各個工作項目後可能會發現某些項目的重要性遠高於其餘的項目,甚至你可以想想看,如果不重要的那些工作放著不管會怎麼樣?如果不管圓餅圖的顏色是用綠色或棕色會怎麼樣?如果不管餐會訂餐是配冬瓜茶或麥茶會怎麼樣?

雖然這些舉例看起來都是些很雞毛蒜皮的小事,但你可以回顧看看自己一整天的工作也花了多少時間在這些不起眼的小事上,它們可能無形間偷走了你的時間,直到像現在這樣回頭審視時才能察覺自己被耗掉多少時間。

因此你可以試著回絕掉那些微不足道的小事,減少你的工作流程好幫助你專注在真正重要的事上。

這就是區分工作輕重緩急的第三個要點,適當拒絕。

規劃工作進度

規劃工作進度

如果你眼前的工作看起來多到要把你淹沒的話,我相信你除了在處理工作的疲勞之外,更多的是一想到還有一堆工作的心理壓力,於是就不由自主地吃點零食、滑個手機,然後時間就這麼過去了。

假如有辦法在一眨眼的瞬間搞定那些工作的話,你的心理一定會感到無比的輕鬆,雖然現實上辦不到這種事,但可以採用另一個替代方案,就是規劃好後續的工作進度。

至於要怎麼規劃工作進度以及這可以如何幫助你提高工作的專注度,就讓我們繼續看下去。

以終為始

規劃工作進度的第一個要點就是以終為始。

不論從事什麼樣的工作,最終的目標都是把工作做完,或者至少把重要的工作做完。於是你就可以把這個設為要達成的目標,並且逐步規劃每個階段的工作。

而已中圍始來規劃起的話,有個好處是只要照著規劃走,最終就可以達成目標。因此你眼前就有一條確切可以達成目標的行動計劃,接著就只要看執行程度如何,而這就是下個步驟才要討論的話題了。

至少在規劃工作進度最首先的要點就是以終為始。

專注眼前,不要想太遠

規劃工作進度的第二個要點則是專注眼前的工作就好。

就像在賽馬的時候會給馬匹蒙上眼罩遮蔽部分視野,讓馬可以心無旁騖地專心往前衝,這個效果也同樣適用於人。

在你規劃完以終為始的工作流程後,雖然該做的工作量還是不變,但原本要一次面對10份工作,規劃完流程後只要一次面對1個,其他9個工作就當作暫時消失一樣,這可以有效減輕你的心理壓力。

有時候並不是你無法專心工作,只是一次有太多事情要做,就算別的待辦事項只是擱在一旁,但只要意識到它們的存在,就會吸引你的注意力。

所以最好的做法就是規劃完工作流程後,相信自己只要照著這個流程走就可以順利完成目標,接著就可以放心的全神投入眼前的工作。

這就是規劃工作進度的第二個要點專注眼前的工作就好。

善用時間管理工具

善用時間管理工具

最後就是要來跟你分享一些相當實用的時間管理工具。

畢竟當你有無法專心工作的問題,想必會連帶有時間不夠用的問題,畢竟當你無法專心在工作上,就勢必得花更多時間來完成該完成的任務。

因此接下來將會跟你分享兩種不同時間尺度的管理工具,讓你有見樹又見林的觀點,妥善運用自己的時間。

規劃行事曆

第一個可以善用的時間管理工具就是行事曆。

在你規劃好工作流程後,你已經在工作管理上邁進了一大步,接著要做的就是規劃好自己完成這些工作的時限。

以經營一週兩更的自媒體為例,可能會是星期一選定主題+資料蒐集、星期二拍攝+剪輯後製、星期三上傳並行銷推廣。

就像SMART目標設定原則中的T提到要給目標設定時間限制,你也可以把完成這些一個個工作流程視為一個個的小目標,設定好這些每天的階段性小目標會讓你更清楚你今天是為了什麼而上班,不再像僵屍一樣整天庸庸碌碌,不知自己為何而忙。

所以在你規劃好工作流程後,行事曆就是你第一個可以好好善用的時間管理工具。

延伸閱讀:懂得規劃行事曆就是你的祕密武器!6個步驟讓你工作效率翻倍,成為時間管理大師

利用番茄鐘工作法

第二個可以善用的時間管理工具就是番茄鐘工作法

番茄鐘是一種可以幫助你平衡工作與休息的時間管理工具,就像在學校會有上課鐘和下課鐘來調配大家上下課的時間一樣。

以最基本的番茄鐘例子來說,它會讓你專心工作25分鐘再休息5分鐘,如此反覆循環4組,在第4次的休息時,為了犒賞你前面用功了2個小時,休息時間會從5分鐘延長到15分鐘,如此一個完整的番茄鐘就是2小時10分鐘。

有些人會想說工作都做不完了,哪還有時間這麼多的休息5分鐘?但你可以自己嘗試看看,套用這個番茄鐘工作法雖然真正工作的時數縮短了,但你的產能會大幅提升,因為你可以在5分鐘的休息時間裡你可以盡情的放鬆、休息,而工作的25分鐘可以高強度的專注在工作上。

如果你想在有限的時間內發揮更高效的產能,番茄鐘工作法就是你第二個可以好好善用的時間管理工具。

結語

以上就是幫助你更專注在工作上提高產能的小技巧,包括移除干擾源、區分工作輕重緩急、規劃工作進度、善用時間管理工具等4個方向共10個小技巧。

希望這些資訊對你有幫助,也可以在下面留言分享你實踐這些小技巧的心得,祝你能夠拿回更多屬於你自己的時間。

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