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提升工作效率的36個習慣,只要掌握這些,你也可以讓工作效率十倍速!

提升工作效率的36個習慣,你也可以讓工作效率十倍速!

你是否正在為工作效率不彰而困擾呢?

你知道其實提升工作效率是有跡可循的嗎?

除了改善時間管理之外,還有什麼方法可以提升工作效率呢?

如果你對以上幾個問題感興趣,這篇文章就是為你寫的。我將會跟你分享如何利用改善時間管理、工作環境、工作流程,以及個人生活來提升你的工作效率。

就讓我們開始吧。

提升工作效率其實有跡可循

提升工作效率其實有跡可循

在職場上打滾的人都知道,許多人常會抱怨自己的工作太忙,經常要加班甚至是熬夜趕工,這樣子的工作型態,搞得大家身心俱疲。

當然不排除某些特殊工作確實需要員工在特定的時間集中火力去趕工,但事實上,大多數的人其實是虛擲了自己的工作時間,直到下班前一刻,才驚覺自己的工作做不完,因此經常加班趕工。

如果能夠提升工作效率,不僅可以減少加班的時間,還可以提升自己的工作績效。

我們都知道,能夠在工作崗位上產生越多產值的人,就是職場上越有價值的人才。所以接下來我將跟你分享36個提升工作效率的習慣,只要掌握以下這些習慣,讓你的工作效率加倍絕對不是問題,甚至可以讓你工作效率十倍速!

時間管理習慣

時間管理習慣

1.將事情區分輕重緩急

許多時候,我們工作時並不會特別區分事情的輕重緩急,以至於我們通常是等到事情快要來不及火燒屁股了,才會開始著手處理那件工作。

但每次都只處理緊急的事情而放掉重要的工作,一直被延宕的重要工作終有一天會成為壓垮我們的災難。

所以在這裡區分事情的輕重緩急,就是依照事情的緊急/不緊急、重要/不重要,來將工作分成4個象限。

優先處理緊急/重要的工作,另外刻意安排時間來處理不緊急/重要的工作。

如此一來,可以確保你都是把心力放在重要的工作上。

2.估算每項工作所需時間

在開始著手處理一項工作之前,建議你先估算每項工作所需要的時間,因為在估算時間的過程中,你同時也爬梳完成整項工作需要的所有流程。

這可以幫助你的大腦建立這項工作的藍圖,你也可以更好地規劃出究竟要花多少時間在某一項工作上,倘若超過原定時間還可以作為事後自我檢討的依據。

3.為自己設定截止日期

無論是主管或同事交代你幫忙完成某項工作時,都會為你設定工作要完成的截止日期。

但請你千萬不要以他們的時間作為截止日期,這樣你只會被死線追著跑。建議你為自己設定這項工作的截止日期,而且早於別人交代的截止日期。

這樣一來當工作完成時,如果還有臨時要修改或是額外增加的工作,你還可以有更多的餘裕去應對。你也更可以照著自己的工作節奏走,而不是被別人牽著鼻子走。

4.放下瑣碎的小事

在每天的工作當中,不見得每件事情都是同等重要的,譬如今天要穿哪件衣服?午餐吃什麼?下午要喝什麼飲料?

這些是很明顯和工作無關的事情,你就不要花太多時間在這些小事上糾結。

或者有時候只是糾結在書面報告上要用什麼字體?什麼顏色?幾號字?

這些工作或許會影響一些工作成果,但其實也可以透過系統化的管理來減少在小事上糾結的時間。

畢竟,如果你在瑣碎的小事上糾結太久,會壓縮你處理要事的時間。

5.列出工作清單

有的時候一天需要處理很多項工作,如果把所有工作記在腦中,這會對你的大腦造成負擔。

同時你的心理上也會一直想著「今天有好多工作」而造成你的心理壓力,進而畏懼工作而產生拖延的現象。

因此最好是在開始工作時,先列出你的工作清單。這樣一來可以釋放大腦的思緒,你就不用再記著所有的工作內容,同時也可以具體呈現你的工作階段,讓你專注在目前要執行的工作上。

這樣可以減輕你的心理壓力,同時又提升當前工作的專注度。

6.確認清單的可行性

列出來工作清單,可以說是讓工作效率往前邁進了一大步。但你列出來之後,有沒有確認過上面的工作內容是否可行呢?

有時候你可能給自己排了太難的工作項目,或者是在你的能力範圍內,只是無法在一天內做完。以上這些狀況都會讓你的工作充滿挫折。

如果工作內容超出你的能力範圍之外,那建議你尋找其他外部資源,像是同事或主管等等;如果是你一天內做不完的工作,那建議把節奏放慢,拆成兩天或三天來完成。

7.給行程表預留彈性時間

許多人喜歡把一整天的行程表排滿滿,認為這是高效率工作的表現,但其實不然。

當你的行程表排滿之後,意味著你失去了彈性運用的時間。

一旦工作的任何一個環節延宕,就會拖累後續的所有工作行程,長期下來,很容易造成工作倦怠的問題。除此之外,你也失去了應對突發事件的彈性。

所以建議你在規劃行程表時,也可以自己預留彈性的緩衝時間。

8.立刻從小事開始

不同的工作根據需要的時間以及難易度有大小之分,如果你一開始就要面對複雜而艱難的工作,會讓你的心理上產生莫大的壓力。

但如果從簡單的小事開始,可以讓你的工作有好的開始,同時也讓你漸漸進入工作的節奏裡,作為一個暖機的過程。

9.今日事今日畢

設定好工作行程,最重要的目標就是要能夠在當天完成當天的任務。

或許有時候心裡會出現一個念頭:「反正工作也不多,留到明天再處理也不遲」,但就是因為這種念頭才會導致工作一而再、再而三的延宕,直到截止日期前才不得不加班熬夜趕工。

所以能夠今日事今日畢就是維持自己工作節奏的關鍵習慣。

甚至有經驗的職人還會希望能夠「明日事今日畢」,當你永遠早一步完成你的工作,你會更有餘裕面對工作上的各種大小事,你在工作上也會更有動力。

10.收工前檢視當日成果

結束一整天的工作,最後就要回顧一天的工作成果,今天有沒有達成原本預期的計劃?在什麼環節上工作表現比較好?又有哪些環節上表現不如預期?

這些事後復盤的動作是讓你一天有一天不斷進步的關鍵。

甚至把時間尺度拉長,不再是一次只看一天的工作成果,而是回顧一週、一個月、一季、甚至一年的工作成果。

這樣一來,你可以更清楚地掌握自己的工作表現,以及是否將時間和心力投入在有價值的工作上。

你也會很清楚自己在這份職位上擁有多少價值,往後若有需要向主管回報工作績效或是爭取加薪、升遷的機會時,你會比其他人有更多具有說服力的資料,證明你是高產值的人才。

11.規劃下個週期的工作計畫

在一天的結束之前,提早規劃明天的工作計劃,這樣明天一早你就可以更專心地投入在預先規劃好的工作行程上。

甚至是在一個禮拜結束之前,提早規劃下一週的計畫;一個月結束之前,提早規劃下個月的工作計劃。

相較於其他渾渾噩噩,永遠只看得見眼前工作的人而言,你便可以用更宏觀的視角安排你的工作節奏,並且確保你的心力可以投入在長期具有價值的工作上。

環境優化習慣

環境優化習慣

1.退訂雜訊

此處的雜訊,指的是會干擾你讓你分心的資訊,例如不必要的手機通知,或者是你不感興趣的電子報。

由於人的注意力是有限的,如果你把注意力分給不必要的雜訊,這樣會減少你可以分在重要工作上的注意力。

找個時間清理一下,有沒有哪些雜訊是你過去曾經關注,但現在已經不再重要,或者是你壓根兒就不感興趣的東西,勇敢的給他退訂下去吧。

2.關閉手機的干擾

我相信你的手機裡,一定有至少3個以上的通訊社交軟體,這些APP會在有任何動態就馬上跳出通知來提醒你。但這些通知往往不是工作的重要訊息,它只會使你在工作的時候更加分心。

因此有些人會當LINE通知跳出來的時候,告訴自己不要點開來看,試圖用意志力克制自己不要分心。但可惜的是,當他需要動用意志力克制自己的時候就已經在分心了。

隨與其讓自己陷入跟意志力的拔河中,倒不如一開始就先關閉手機的干擾,無論是關閉網路或者是開啟飛航模式,都可以有助於減少來自手機的干擾。

3.一次批量處理Email

如果時不時就點開信箱查看信件並且回覆信件,這也會使你一直中斷原本的工作流程,這樣跟手機的LINE通知打擾是一樣的效果。

但偏偏Email通常是用來聯絡工作上的重要事項,又不能完全像LINE一樣不讀不回。

因此建議在處理Email的時候可以採用一次批量處理的方法,你可以給自己安排一段專門用來回復Email的時間,除了這段時間之外,你就只要專心處理當下的工作就好。

這樣一來你可以減少點開信箱分心的頻率,同時也不至於錯過工作上的重要訊息。

4.讓同事知道你的專注時間

如果辦公室氣氛活絡,同事們互相交換意見聊聊天也是相當常見的事情。

但如果你正在專心時有同事過來找你聊天,這對你而言是一個很大的干擾。

因此你可以友善的讓你的同事知道你在哪些時段是希望不要被打擾的專心時刻,或者如果你有獨立的辦公空間,也可以在門牌上面掛著勿打擾的告示牌。

只要是明確且友善的讓同事們知道你需要安靜專注的時間,相信他們也能夠配合你的。

5.學習有道理的說不

職場上讓人頭痛的事情不外乎就是一直有同事和主管交派工作過來,即便不是自己份內的工作或者已經忙不過來了,但礙於人情或是其他考量之下,還是不得不接過來。

這是許多職場新鮮人常會遇到的困擾,但這麼做只會讓你耗盡心神而已,因此你要學會有道理的說不。

例如,當同事有工作需要請你來幫忙的時候,你可以告訴他,你現在正在執行什麼工作、預計什麼時候才有空,並且評估在你的能力範圍內能幫他完成這項工作所需要的時間,如果這些條件他都可以接受,你再接下他的工作。

或者是當主管臨時交辦工作要你做的時候,你也可以用這樣子的方式,你手邊正在處理什麼工作,如果需要及時抽出時間來處理臨時的工作,那原先的工作將會需要額外多少緩衝時間。

這樣可以讓你的主管知道你的時間是有限的,沒辦法無止境的交派所有工作到你身上,如果他同意你的需要額外緩衝時間的需求,那你就可以考慮接下這個工作。

6.整理工作環境

此處的工作環境包含實體和數位的工作環境,實體工作環境像是你的辦公桌面、抽屜、公事包;而數位工作環境包含電腦桌面、工作列書籤等等。

工作環境越雜亂,就意味著你在工作時有越多事物會讓你分心,同時你也很難找到你想要找的東西。

因此整理工作環境就是讓你的工作環境變得簡潔,當你需要某個資料或工具時,你也可以在第一時間很快就找得到。

請你依照你的使用習慣,把你的工作環境整頓成最符合你工作習慣的樣子,最常用的東西放在最容易觸及到的地方;不常用的東西就按照系統性的分類,好好歸檔存放。

7.選擇好的工具

工欲善其事,必先利其器,好的工具可以讓你的工作效率加倍,因此,投資時間和金錢在有效率的工具上,確實可以幫助你大大提升產值。

例如,你常有編輯圖片的基本設計需求,你可以考慮使用Canva這個線上編輯軟體。

或者你需要可以彙整資料並且雲端共享的平台,你可以考慮使用Notion這個線上作業。

有時候我們之所以會使用一個工具,不是因為那個工具特別好用,只是因為用久了習慣而已。

因此,當你在接觸到功能更強大的新工具時,可能會經歷一段很用不上手的過渡期。請你不要因為這段過渡期,不上手而放棄使用新工具,否則你將會錯過讓你的工作效率更進一步的好機會。

工作優化習慣

工作優化習慣

1.將重大任務分批處理

越是重大的任務,往往需要越長的時間以及越複雜流程才能完成。

如果你心裡想著是要完成這麼一個重大的任務,那你會感到非常大的壓力,甚至還會像無頭蒼蠅一樣,不知道從何開始下手。

所以當你接到一份重大的任務時,請你先把它切成小單元,就像你沒辦法一次吃下一片牛排一樣,你得把它切成小塊小塊的,這樣才方便入口。

所以把重大的任務切成小單元分批處理這樣子你只要專心處理當下的小工作就可以了。

2.善於分工

如果你不是單兵作業,那你可以善用同事的資源。

當你審視整個工作流程中,發現有其中幾項並不是你在行的,或者你知道你的辦公室中有其他人比你更擅長這件事,你可以請他們協助一起完成手上的工作。

畢竟沒有人是十項全能,也沒有人處處不能,如果能夠善用所有人的長處,你會發現工作遠比你想像的輕鬆得多。

3.克服拖延症

規劃與執行是兩回事,就像減肥一樣,許多人規劃了之後卻遲遲不肯執行,這就是陷入拖延症的漩渦裡。

所以當你陷入這個狀況中,建議你可以在心中給自己默數10秒,告訴自己10秒結束之後就要開工。

這個10秒就是讓你的腦袋接受接下來就要進入到工作模式的最後準備時間,如此一來,明確的時間底線可以幫助你克服一拖再拖的拖延症。

4.連結工作和喜歡的事物

不知道你有多喜歡你的工作,但有一個小技巧可以讓你更喜歡你的工作一點。

如果你喜歡喝咖啡,那就在上班的時候泡一杯咖啡給自己喝;如果你喜歡爵士樂,那就在工作的時候放爵士樂作為你的背景音樂。

當你把你喜歡的事物和工作連接在一起,之後當你再想到工作時將不再是只有痛苦的記憶,還有你喜歡的東西。

只要你的工作環境許可,你就可以在不影響工作進度的情況下,把你喜歡的事物和工作連結在一起。

5.不完美主義

把一件事情做到完美、做到極致,當然是一個突破自我的表現。

但如果對每件事情都抱著完美主義,並且希望做到100%的話,這反而會拖累你的工作進度。

很多時候其實只要做到60分或80分就可以了,額外多做到100分不僅沒辦法帶來多大的效益,同時還會讓你的工作量加倍。

許多時候先求有再求好,你反而可以在每次的不完美中漸漸讓自己進步,等到你可以在工作的限制內達到基本要求時,再漸漸的往上追求更好的表現。

6.專注處理一件事

許多人曾有多工處理的迷信,但事實上這只是快速在不同的工作間來回切換而已。

每次切換都會中斷原本的工作程序,而你再次切換回來時,又需要花一段時間重新進入原本的巔峰狀態。

這樣反覆切換雖然好像顧到了所有事情,但每件事都無法發揮最大的效率。

因此,當你要從事一件工作時,建議你先專注在一件事情上就好,你的行程表上記錄著當下要做什麼工作就做什麼工作,千萬別把心力分在其他次要的工作上。

7.克服無聊感

有時候在工作中會感到無聊,或許是因為你在某個當下並沒有事情可以做,或者你是因為工作的單調乏味而感到枯燥。

如果是前者,因為當下沒有事情可以做,那你可以學習活用這樣零碎的時間,例如,追蹤記錄今天的工作成效,或者是回覆重要信件等等,這些都是善用零碎時間的方法。

如果是後者,因為工作的單調乏味而感到枯燥,那你要學習讓自己進入心流的狀態。

心流是一種讓你全神關注在某件事情上,並且投入到忘我的心理狀態,進入心流不止,可以提升你的工作效率,同時還可以提升幸福感。

最基本的方法就是進行與自己能力相符的挑戰,關於如何進入心流,我在另外一篇文章有更詳細的介紹。

延伸閱讀:享受在工作中的關鍵秘密!5個步驟讓你在任何工作都能進入心流,提高工作效率

8.不斷追求進步

人類的學習能力遠遠超過你的想像,甚至連許多專門研究腦科學的心理學家都無法說明人類的潛能到底有多大。

如果你的工作是需要經常規律性地重複,那你可以不斷地挑戰自己,壓縮每一次完成工作的時間。

或許剛開始你需要三天才能完成一個工作週期;隨著上手之後,你只需要兩天半;等你再更老練,說不定可以壓縮在一天半之內就完成。

或者你也可以維持每次工作的所需的時間,並且在一次又一次的工作當中逐漸進步。從一開始只能做到60分,後來漸漸進步成70分、75分,甚至到80分。

那些曾經在你眼中看來高不可攀的傳說級工作神人,如今也被你一點一滴的化為現實了。

9.特別安排深思時間

舉凡制定下一個周期的工作計劃,或者是優化過去的工作流程,你都需要一段好好深度思考的時間,才能夠做出有品質的決策。

有些人會覺得特別花時間來空想太浪費了,但其實這就像樵夫把砍樹的時間拿去磨斧頭一樣,雖然這段時間並沒有任何實質的產出,但卻可以有效提高後續的工作效率。

從長遠來看,你會發現特別預留一段深度思考的時間,將會更有效提升你的工作產值。

個人生活習慣

個人生活習慣

1.早起

每個人都有不同的工作型態,有些人適合清晨起床,有些人適合快到中午的時候才起床。因此這裡的早起並不是規定要在幾點之前起床,而是要比你自己平常作息還要早起。

許多人常等到快要上班的前一刻才從床上爬起來,這樣子他只會迎來一陣混亂,繁忙的早晨而已。

很有可能你在趕著上班的過程中會忘記帶重要的文件,或者是在路上發生交通意外,又或者你會正好遇上交通的尖峰時刻,這些都會平白浪費你的寶貴時間。

如果上面說的正好是你日常生活的寫照,那建議你可以比平常還要早30分鐘到1小時起床,你會有更充裕的時間,可以為一天的工作做準備。

2.關掉貪睡

許多人鬧鐘響的第一瞬間就是按下鬧鐘的貪睡鈕,雖然這麼做的當下可以再多睡個5到10分鐘,但這完全無法消除你的疲勞。甚至還有可能因此而睡過頭,錯過上班的時間。

所以儘管這個建議聽起來很殘忍,但還是強烈建議你不要按下貪睡鈕,立刻起來!不論是洗個臉或是做個暖身運動,都比你躺在床上賴床更可以提振精神。

3.保持積極的心理狀態

「心理作用」這個詞聽起來很虛無飄渺,但事實上,在許多心理學的實驗中,都證實了心理作用的存在。

如果你的心裡相信你可以完成某件事情,你會有更高的完成率;相對的,如果你心智薄弱、意志不堅定,則會降低你的完成率。

因此在提高工作效率的同時,也別忘了照顧自己的心理狀態。如果發現最近心理狀態比較低迷時,建議你可以找值得信任的親友或是工作夥伴傾訴,幫助你調適當下的心理狀態。

4.少接觸無意義的資訊

在媒體氾濫的今天,任何新聞網路文章影片音頻都在試圖博取你的注意力。

如果不自己選擇,你就只能被別人選擇,任由媒體放送沒有意義、沒有營養的資訊到你眼前,而你寶貴的注意力就這樣廉價的虛擲出去。

為了避免這種狀況發生,你需要有意識的檢視你所接觸的資訊,刻意迴避那些沒有意義的內容,像是腥羶色的新聞媒體,或是看起來就只是想要騙取點閱率的標題黨。

減少接觸沒有意義的資訊,也就是在變向的提升你的生活和工作品質。

5.找出自己的尖峰時段

每個人都有自己一天當中精神最好專注力最佳的時間,在這個時間中最適合處理最困難、最重要的工作。

找出你自己的尖峰時段,你就可以把那份最困難、最重要的工作安排在那個時段處理,這樣你的工作將會執行得更得心應手。

6.注意健康

專注在工作的同時,也別忘記了健康,因為你自己就是最重要的資產。

當精神和身體健康狀況都良好的時候,你在工作上自然有更好的專注力,並且可以完成更困難的工作。

但如果你健康狀況不好,別說完成工作了,甚至還有可能在工作中發生意外。除了降低工作效率之外,你還有可能因此受傷。

所以在提升工作效率的同時,健康也是不容忽視的影響因素之一。

7.學習自律

或許你剛開始還不習慣工作前先制定工作計劃、列出工作清單,並且在收工前審視整個工作流程。但漸漸地重複越來越多次,你會體會到工作效率提升的好處。

但在你感受到好處之前,你需要先經過一段刻意練習的過程,只要這些流程還沒養成習慣,你都需要靠著自律來約束自己養成這樣子的新習慣。

除此之外,你還需要在生活和工作的各個面向中培養正確的習慣,這些都需要透過自律來幫助你達成。

如果你自認為你的意志力不夠,很難透過意志力來刻意自律的話,你可以參考我的另外一篇文章,那你將會跟你分享如何不用意志力,也可以幫助你養成好習慣的方法。

延伸閱讀:如何養成好習慣?只要簡單4步驟,不用意志力也能不知不覺養成好習慣!

8.培養專注力

對於一直以來都習慣一心多用的人而言,只專注在一件事情反而是相當困難的事情,因為他已經習慣分心的狀態,此時他的專注力是相當不足的。

以至於很多時候我們在工作時,即便裡性知道不能夠分心去管別的事情,但心裡還是會有其他雜念冒出來,誘惑自己去看一下手機的通知、去切換一下別的分頁。

因此,你需要培養自己的專注力,在這裡推薦你練習冥想。

從每天3分鐘開始,在家裡找一個安靜的角落,靜坐在那裡感受一下你的呼吸,並且專注在當下。當心中的雜念出現時,凝視它,接著再將它釋放出去。

如此反覆練習,你會越來越能夠掌握自己的專注力,你也可以隨著專注力的進步延長冥想的時間從3分鐘延長到5分鐘,再接著到10分鐘。

久而久之,你就可以鍛鍊出驚人的專注力。

9.適度休息

最後一個提升工作效率的習慣就是適度休息。

如果你曾經熬夜過,或者你看過別人熬夜,你一定知道熬夜的人隔天早上醒來是一副什麼鬼樣子。

如果隔天沒有任何要事的話,即便頹廢整天也影響不大,但如果你隔天有重要或是比較危險的工作,那熬夜很可能就成為你的致命傷。

例如在購物節的期間,常會聽到許多物流司機工作量暴增,因此發生過勞死或疲勞駕駛的事故意外。這些都再再反映的缺乏適度休息不僅沒辦法完成更多工作,反而會讓你賠上更多。

所以在專注提升工作效率的同時,你也必須要注意適度的休息。

結語

以上就是分別在時間管理、外部工作環境、內部工作流程,以及生活型態等4個面向中可以幫助你提升工作效率的36個習慣。

我相信提升工作效率其實是有跡可循的技術,只要照著上述的方式來做,相信你也可以讓工作效率呈倍數成長。

現在就來檢視看看有哪些習慣可以實踐在你的工作和生活當中吧!

如果你還想瞭解更多如何提高工作產能的技巧,你可以再多流覽我的其他文章,並且訂閱我的網站,這樣就不會錯過讓你職場專業升級的重要資訊。

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