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如何做好時間管理?你只要解決這3個問題就好!

如何做好時間管理?你只要解決這3個問題就好!

你是否常覺得時間不夠用呢?

想知道如何避免被死線追著跑嗎?

只用兩個小時就能完成一天的工作,你覺得可能嗎?

如果你對上述問題感興趣,這篇文章就是為你寫的。我將會跟你分享做好時間管理的祕訣,讓你只要處理三個問題就可以立刻效率爆棚!

就讓我們開始吧。

你什麼時候會想到要時間管理?

你什麼時候會想到要時間管理?

在開始談時間管理的方法之前,我們先來看看是什麼時候會讓你想要開始注重時間管理?

因為時間管理畢竟只是一個解決問題的手段而已,真正要解決讓你困擾的麻煩還是得從根源著手處理。

但慶幸的是,會讓你造成困擾想開始學時間管理的問題,大致可以歸納成三個問題,分別是「該做的事沒做完」、「時間不夠用」、「浪費太多時間」。

下面我們就來看看這三個問題究竟是怎麼形成的吧。

該做的事沒做完

會覺得該做的事情沒做完通常發生在截止日期快到或已經超過的時候,你可能先前還在忙著處理別的事情以至於讓你忽略了重要的事情,回頭一看才驚覺時間已經過了這麼快。

事實上,這個問題其實出在「優先次序的分配」,由於同時間要處理重要工作以及其他雜事,這些工作都平分掉你的心力,以至於重要的工作反而被雜事延宕,最後導致該做的事沒做完。

時間不夠用

會覺得時間不夠用可能是你工作時間明明都非常認真的做每項工作,但偏偏時間就是過的這麼快,事情還沒處理到一半天就已經黑了。

你可能會恨不得一天有48小時,這樣就可以有夠多的時間處理這些工作。但事實上這不只是白日夢,而且就算時間延長了,你也未必就能夠完成工作。

因為這個問題不是時間不夠,而是「效率不夠」

如果你有大學做報告的經驗,你應該就看過許多人當教授指派報告下來的時候,無論給同學一個禮拜還是一個月的準備時間,最後成果水準可能都差不多,而且都會在交報告的前兩天抱怨時間不夠用。

從這邊可以看出,就算延長更多的時間也只是讓效率更差而已,這跟我們在職場上面臨的狀況也是一樣的。

浪費太多時間

浪費太多時間則是把許多時間「花在沒有意義的事情上」,譬如稍微滑個手機結果兩個小時就過去了,又或是三不五時跟同事小聊一下,累積起來每天也花了許多時間在閒聊,更不用說閒聊完又需要一段時間才能重回專注處理工作的狀態。

無論是一口氣浪費許多時間,或是頻繁的消磨一點時間,這些情況都是把時間浪費在沒意義的事情上,以至於真正能用來處理重要工作的時間就被壓縮掉了。

上述三個問題就是會讓許多人想要學習時間管理的動機,照這樣分析來看,針對這三個不同的問題就需要用不同的對策來因應。

下面分別就這三個不同的問題來跟你分享如何用不同的時間管理方法來應對。

該做的事做不完怎辦?

該做的事做不完怎辦?

前面提到事情做不完是「優先次序分配」的問題,因此只要從安排自己的工作流程下手就可以了,下面幾個方法都可以幫助你解決這個問題。

事前規劃與準備

首先是事前的準備與規劃,也就是預先規劃好自己辦公的行程。

現代人大多是以一週為一個作息循環,因此最陽春的方式就是先安排一個禮拜的行程,預先排定好自己什麼時候要做什麼事,你就會比較理性的運用自己的時間,而不會錯估說誤以為還有許多緩衝時間可以慢慢著手重要工作。

而隨著你負責的工作越龐大,你就越需要安排越長遠的規劃,可以是一個月的、一季、一年的計畫,但當然,越長遠的計畫當中的變數就越多,因此在計畫中保持適當的彈性也是很重要的。

每天安排待辦清單

接著是比較微觀的作法,在排定好長期的規劃後,接下來就是安排每天的待辦清單。

把每天要完成的重要工作寫下來貼在你辦公處顯眼的位置,隨時提醒你要先著手進行當天的重要工作,不要被臨時插進來的雜事給拖到。

優先處理重要任務

如果任何事情都按照先來後到的次序處理,那你很可能會被繁瑣的雜事給牽著鼻子走。

這時候你要特別區分出重要任務,優先完成重要任務,其他雜事就先擱在一旁,除非是特殊的緊急事項,否則優先處理重要任務。

時間不夠用怎麼辦?

時間不夠用怎麼辦?

如果你的問題是時間不夠用,也就是「效率不夠」的問題,那你要做的是想辦法提升自己的效率,無論是加快處理事情的速度或是簡化不必要的工作都可以幫助你達到提升效率的效果。

專注一件事

無論你平常有多習慣多工處理,你都要知道這只是一個假像,這只是大腦不斷在多個不同的作業程序中來回切換而形成的,而且每次的來回切換都需要再花一段時間才能重新回到原本處理事情的巔峰狀態。

因此如果你真的要提升工作效率的話,專注在處理一件事會是最有效率的,一來提高你工作的品質,再者也降低對大腦的負荷。

提升單位時間專注力

前面提到要專注在一件事上,就意味著你得讓自己專心下來。

如果你自覺自己有注意力不足的問題,建議你可以透過練習冥想來提升專注力;而如果你的辦公空間容易有其他人打擾的話,則可以試著和同事溝通你需要專注的環境,或是給自己戴上耳機上自己進入不被打擾的狀態。

設定時間限制

還記得前面提到無論給學生多長的時間準備報告,最後成效其實都差不多嗎?反過來說,其實就算時間有限,這也可以給學生一股催促他們趕快完工的動力。

同樣的道理也可以用在工作上,譬如在安排當日行事曆時,就給自己抓一個稍微有點緊繃的截止時間,讓自己處在有限的時間壓力下,反而可以促使你更快完成工作。

運用80/20法則

真正佔有80%影響力的工作可能只佔所有工作量的20%而已,也就是說你只要掌握關鍵少數,你就可以得到大部分的成果。

換句話說如果你把80%的心力投入在只能產出20%成果的工作上,這只是在拖垮你的效率而已。

為了掌握到真正重要的關鍵20%,你要學會不要追求完美,因為追求完美會耗掉大半新力但未必能帶來多少成果。

同時也要學會把瑣碎的雜事外包出去,自己只要處理真正重要的工作就好。

浪費太多時間怎麼辦?

浪費太多時間怎麼辦?

如果你遇到的問題是浪費太多時間,那也就是你把時間「花在沒有意義的事情上」,這裡要強調,所謂的沒有意義要因你設定的目標而定,跟朋友寒暄也有一定的重要性,只是如果從工作的角度來看,這可能就沒那麼有意義了。

因此你得自己界定清楚對於你的工作而言,什麼樣的事情是沒有意義的事,你得在工作時間把那些沒有意義的事情推的越遠越好。

不要用無效勞動騙自己

如果你是有事沒事就經常花時間在查看信箱、不時點開Line群組,因此經常中斷原有的工作的話,那你要小心你可能正在進行無效勞動。

無效勞動也是勞動的一種,會讓你有種自己很忙在處理正事的感覺,但其實無效勞動對你帶來的產值是0,就跟上班滑IG沒兩樣,不要因為你看的網站和群組是跟工作有關的就以為自己在做正事,戒掉這種行為吧。

建立工作儀式

就像跑者為自己繫緊鞋帶、拳手戴上頭盔和拳套一樣,這些在開賽前的例行動作會給他們心理暗示,幫助他們進入狀況。

同樣的招數也可以用在辦公室裏面,可以是在開工之前嚼一個口香糖、泡一杯咖啡,只要是在認真工作前建立一個例行性的習慣,久而久之也會給你形成心理暗示,幫助你更快進入工作狀況。

避免分心

如果你工作時花太多時間在滑手機,最直接的處理方式就是把手機放下,但比起把手機放下,更斬草除根的方式就是把手機收到你看不到的地方。

已經有研究顯示光是把手機放在桌上就比你把手機收起來或是把手機放到房間外還要更容易分心了,因此要避免你浪費時間在沒有意義的事情上,最好是把手機放的越遠越好。

除了手機之外如果還有其他干擾源會害你分心的話,其實也可以比照辦理。

打造不受干擾的專注時間

如果你能夠保持高效的專注時間,那你就很容易進入心流狀態,進入這個狀態不只可以大幅提升你的專注度、工作效率,還可以提升你的幸福感。

而通常要進入心流的話,你會需要一段完整不被分割也不受干擾的時間,因此如果工作環境可行,盡量為自己打造出一段可以讓你完全進入工作狀態而不被打擾的專注時間吧。

結語

以上就是關於時間管理的方法。

我們從分析時間管理背後的問題大多是源於「該做的事沒做完」、「時間不夠用」、「浪費太多時間」這3個問題,從這些問題作為出發點分別介紹了不同的時間管理方法。

如果你對這篇文章感興趣,想了解更多提升工作效率以及改善生活品質的方法,記得訂閱我的電子報,並且再多看看其他文章,我將會跟你分享更多有用的資訊。

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