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工作總是做不完?懂得規劃工作優先順序才能提高工作效率!

工作總是做不完?懂得規劃工作優先順序才能提高工作效率!

你是否經常覺得一天工作好像做了很多事,但又好像什麼都沒做呢?

你是否工作多到恨不得每天有48個小時呢?

一直被臨時插進來的工作打亂步調,真正重要的事情都沒辦完嗎?

如果上面說的就是你的寫照,這篇文章就是為你寫的。我將會跟你分享如何透過區分事情輕重緩急來提高工作效率的方法,讓你掌握最核心的工作關鍵,大幅提升工作效率。

就讓我們開始吧。

無意義勞動導致人力消耗

無意義勞動導致人力消耗

上面提到的那些問題以及許多時間管理的問題,最主要是因為我們花太多時間在無意義的勞動上。

這裡要先打破一個迷思,許多人總以為上班時保持忙碌是一種高產出的表現,但事實上忙碌只能說明你把時間塞的很滿,不能說明你的工作產值。

也就是說很有可能一個人忙了一整天,但他的產值卻是0。像這種情況,一整天的忙碌其實就是無意義的勞動。

例如只要30分鐘就可以結束的會議,卻拖了2小時才結束。更慘的是,可能花了2小時開會,最終的決議只有下一次的開會時間,整場會議完全沒有解決任何問題。毫無疑問的,絕對是無意義勞動。

又或者是東改西改的設計案改了好幾輪,結果還是回到第一版的最好。

每個不同的工作環境多少都會有無意義勞動的問題,而就是這種無意義勞動導致員工將大把的工作時間在這上面,真正重要的事情卻被一再延宕,以至於忙了一整天卻又好像一事無成。

於是下面就提供你一個解法,專門解決無意義勞動的問題。

專注在最重要的20%

專注在最重要的20%

讓我先問你一個問題,你是否同意你上班時間所做的每一件事情都有同樣的產值嗎?

除非你是在生產線上像機器人般的作業員,或者你從事的是沒有任何價值的狗屁工作,不然你答案應該要是NO。

也就是說,上班時所做的事有的重要、有的不重要,而少數重要的事情可能還影響你工作絕大多數的產值。

如同八二法則所說, 80%的成果來自於20%的努力、80%的業績來自20%的客戶、80%的問題來自20%的瑕疵。

所以其實只要專注在少數關鍵的重點上,你其實就可以收穫大多數的成果。但如果你把大部分的心力放在只能產生20%成果的80%工作上,那你可能就會陷入無意義勞動的問題。

因此,只要優先處理重要的事情,就可以大幅提升你的工作效率。

下面就來跟你分享依照事情輕重緩急區分工作優先順序的四象限工作法。

延伸閱讀:你的工作有毒!原來40%的工作根本沒意義,沒意義的狗屁工作正在毒害你

利用四象限工作法規畫工作優順序

利用四象限工作法規畫工作優順序

如果只單純依照事情的重要程度安排工作的優先順序,那你很可能會耽誤需要緊急處理的工作。

因此四象限工作法就是綜合評估事情的重要性以及急迫性來安排工作的優先順序。

所以最一開始的重點就是要懂得區分事情的重要性以及急迫性。

緊急重要判斷依據

下面給你幾個判斷事情重要性以及緊急程度的簡單參考依據。

  • 重要性的判斷依據:放著不管與完成它有什麼不同?

真正重要的事情可以帶來絕大多數的工作產值,所以把重要的事情放著不管會造成嚴重的影響。

但如果你判斷一件事情,就算付出時間好好去做也未必能帶來多好的成果的話,那意味著這件事情其實不重要,很可能只會輕微影響甚至不會影響你的工作績效。

  • 急迫性的判斷依據:有無截止時間?

有些事情可能會有明訂的截止時間,譬如下週開會要用的簡報,這禮拜四之前一定要生出來,或是行銷宣傳一定要趕在活動開跑之前一個月趕快曝光。

這些有具體截止時間的工作,都會是緊急的事情。

但有些事情卻未必會有具體的時間,譬如你要什麼時候開始學英文?什麼時候重新整理履歷?什麼時候回朋友的電話?這些都沒有具體的時間限制,所以都是不緊急的事情。

知道如何區分事件的重要性與急迫性,之後接下來就可以依據重要/不重要、緊急/不緊急來劃分工作的4個象限,根據不同象限會有不同處理順序的對策。

重要/緊急

處理順序:優先執行

舉例:準備下週與客戶簽單的資料、結算年度預算

重要又緊急的事情一定要優先處理,否則後果可能會不堪設想。

這種事情有明確的時間限制,同時又會嚴重影響你的工作績效,所以在你把心力分到其他工作之前,一定要優先把這類工作處理完。

重要/不緊急

處理順序:有計畫的執行

舉例:參加工作坊認識業界人脈、陌生開發客戶

重要但不緊急的事情往往是最容易被忽略的事。

因為沒有明確的時間限制,所以如果沒有特別安排執行計畫,則很容易一拖再拖。

因此重要又不緊急的事情需要刻意安排時間,有計畫的執行。

不重要/緊急

處理順序:拒絕或授權委託

舉例:臨時又瑣碎的請託、思考午餐吃什麼

緊急但不重要的事情往往是最容易分散我們時間的元兇。

因為有明確的時間限制,讓我們誤以為非得完成不可,但其實我們可以選擇拒絕或是授權委託出去請別人處理。這樣你才能把時間和精力集中在真正重要的事上。

不重要/不緊急

處理順序:別浪費時間

舉例:與同事閒聊八卦、頻繁檢查信箱

不重要又不緊急的事情絕對不值得你花費任何時間精力去處理它,因為既沒有時間限制,又不會影響到你的工作績效。

如果你想要把心力放在真正重要的事上,你必須意識到你的時間相當寶貴,每當你把時間放在不重要的事上,意味著就在剝奪你從事重要工作的時間。

所以遇到不緊急不重要的事情,就別浪費時間在這上面,還有更重要的事情值得你去處理。

結論

整理以上所述,四象限工作法的工作優先處理順序如下表:

 重要不重要
緊急優先執行拒絕或授權委託
不緊急有計畫的執行別浪費時間

從這裡來看,我們可以知道真正要執行的事情永遠都聚焦在重要的事,並且學會捨棄不重要的事,因為少數重要的工作將可以為你帶來絕大多數的工作成果。

只要掌握這個四象限工作法,你就不再需要把大把時間花在無意義勞動上,這將可以大幅提升你的工作效率。

只有提高你的工作產值,你才更有條件加薪、跳槽,或是更有能力創業,你也才更能夠拼搏出自己的一番事業。

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