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懂得規劃行事曆就是你的祕密武器!6個步驟讓你工作效率翻倍,成為時間管理大師

行事曆就是你的祕密武器!6個步驟讓你工作效率翻倍

你常會覺得工作效率太差嗎?

你總是不知道時間花到哪裡去了嗎?

排山倒海的工作量讓你不知該如何是好嗎?

如果上面說到的狀況就是你的寫照,這篇文章就是為你寫的。我將會跟你分享時間管理的技巧,幫助你改善上述的問題。只要學會妥善規劃行事曆,就可以大幅提升你的工作效率。

就讓我們開始吧。

時間管理常見問題

時間管理常見問題

在工作上總是會遇到林林總總的問題,但如果把各行各業遇到的問題歸納起來會發現,無論在哪裡,總是會有時間不夠用的問題,這類的問題都被通稱為時間管理的問題。

而這篇文章就是要跟你分享解決時間管理問題的技巧。

為了要解決時間管理的問題,要先確定具體來說是遇到了哪些問題?以下我列出了4個最常見的時間管理問題。

忘記要做的事

首先,最致命的問題就是忘記要做的事情。

如果是忘記同事交辦你幫忙的事情的話,你會造成同事的困擾;如果是忘記主管、老闆交辦的事情的話,不僅他們會有困擾,你的困擾也大了。

假如是在截止日期前被提醒或及時想起來,那你至少還可以趕在死線之前壓線趕工。但如果一切都來不及的話,你很有可能會面臨丟掉飯碗的風險。

進度一拖再拖

就算你開始著手某項工作時,你的進度很有可能會一拖再拖。

這說明可能你不具備足夠的能力完成這項工作,但更有可能的是你的工作效率太差了。

同事們可以在同樣的時間內完成,但你卻需要比別人更多兩天甚至一倍的時間才能完成,那可能代表你的工作模式有很大的問題。

倘若你負責的還是一項專案的重要環節時,你的延宕會導致後續所有作業的延宕,除非後面的作業加班趕工,否則這項專案很有可能就沒辦法在截止期限內完成。

有好多事情要做但又不想做

拖延症已經是越來越多人都有的心理狀態。

有拖延症的人其實理智上知道自己有工作要做,但偏偏就是打從心裡不想要開始動手。

其中一種導致拖延症的原因,就是因為把太多要做的工作通通記在腦中,心裡時不時都是想這些龐大的工作壓力,導致他無論在日常生活還是工作上都承受著莫大的壓力。

工作太多,會讓人有壓力;壓力變大,會讓人更不想開始工作。如此變成一個惡性循環,就變成有很多事情要做,但又不想開始做的現象。

沒有意義的勞碌

有些人沒有上述3個問題,但很有可能會遇到這第4個問題。

即便該做的事情都有做,而且還是準時開工、準時交件,每天都順利完成眼前的工作,但長期下來還是會感到無意義的空虛感。

這是因為他永遠都只有完成眼前的工作,但卻沒有為長期做規劃。以至於短時間來看,似乎完成了每天的工作,但長期來看,他只是在原地踏步而已,並沒有隨著時間獲得更多事業上的進展,彷彿是在滾輪中奔跑的倉鼠而已。

然而,上述4個問題都可以用一個方法解決,那就是記錄行事曆。

雖然行事曆是一個看起來很不起眼的時間管理工具,但卻能發揮出人意料的效益。

用行事曆時間管理的好處

用行事曆時間管理的好處

如果你還沒有為自己的日常規劃行事曆的習慣,那你最好從今天開始養成這個習慣,因為它可以為你帶來以下幾點好處。

備忘

首先,行事曆最常被用來備忘。

無論跟別人的約,或是預先排定的行程,都會先規劃在行事曆裡面。

只要是預約越久遠之後的行程就越需要規劃進行事曆裡面,除非你的記憶力驚人,永遠不會忘記任何重要事項,不然就需要行事曆幫你備忘。

如果你是寫紙本行事曆,那就記得一定要養成紀錄行事曆的習慣,這樣在約定的行程到來之前才會發現你之前預先安排好的行程。

或者你也可以使用像是Google日曆的應用程式,自己設定要在行程前多久提醒你。

自訂時間限制

如果你會細部規劃行事曆一天的行程的話,你更可以為自己制定時間限制。

假如你是拖延症患者,你一定知道一項工作無論是要在一個禮拜內交還是要在一個月內交,意思都是一樣的,你都會趕在截止前兩天才開始動工。

這說明了無論有多少時間,只要時間太長沒有截至期限的壓力,那工作只會一拖再拖而已。

因此,如果你為自己規劃好行事曆以及當天的細部行程的話,就意味著你在幫自己設定時間限制,透過自訂的時間限制,可以給你假設的時間壓力,幫助你提前完成一項工作。

聚焦一件事

如果你手邊同時有五件工作要做,請你把它記錄下來,不要全部都記在腦袋裡面,否則他們會佔用你的大腦空間。即便已經開始著手其中一項工作,你的思緒也會被另外四項工作給佔用。

但如果你有在記錄行事曆,並且規劃好細部的工作流程,一旦你把五項工作的時程表都分配好了,那你開始在第一件工作時候,你就可以放心的把另外四件工作給拋到腦後。

這樣一來可以釋放你大腦的空間、思緒更靈活之外,還可以減輕你的心理壓力,不至於讓你在工作時還得為繁多的工作感到焦慮。

見樹又見林

規劃行事曆就是幫助你站在更宏觀的角度鳥瞰你的時間規劃。

隨著你的工作需求和可控性不同,你可以規劃不同時間尺度的行事曆,有的人會以一週為單位,有的人會一個月為單位,甚至許多企業家會1年、5年甚至是10年為規劃的單位。

當你看得越遠,你就越能用宏觀的視角安排工作流程,也就更能確定你現在當下所進行的工作對於未來的意義,你很清楚你現在在做的事情究竟值不值得花你的心力去做。

講到這邊,如果你也開始認同要為自己規劃行事曆的話,就接著往下看下去,我將會跟你分享如何規劃行事曆的行程。

如何規劃行事曆的行程

如何規劃行事曆的行程

有些人還只是停留在把行事曆當備忘錄的層次而已,那他的行事曆就只能提醒他忘記的行程。

但事實上,行事曆就是一個同時兼具宏觀與微觀的時間規劃工具,只要善用它,你就可以成為時間的主人。

因此下面為你整理出要如何規劃行事曆行程的6個步驟,幫助你從宏觀到微觀,全面的妥善規劃你的時間。

步驟一、釐清優先順序

在規劃行事曆的行程,第一步是要釐清工作的優先順序。

如果你不知道該如何釐清工作的優先順序,建議你可以依照重要/不重要、緊急/不緊急把工作區分成4個象限,優先處理緊急又重要的工作,而重要又不緊急的工作擺在第二順位去處理。

這樣一來,可以確保所有緊急的要事都可以妥善的安排。

同時也不會忽略那些重要但不緊急的工作,導致事情一拖再拖,最後不緊急的事情也變得十萬火急。

步驟二、拆解目標

在排序好工作的優先順序之後,接下來就要把每一項工作拆解成階段性目標。

例如手中如果有為期一個月的計畫,那你可以把這一個月計劃拆成四個禮拜要達成的階段性目標。

透過把工作拆解成小目標,你可以更清楚地看見這項工作會如何隨著時間而進展,也可以清楚地衡量工作進度是超前還是落後。

這樣才不會把工作一拖再拖,直到截止日期前才拚死趕工。

步驟三、分解工作流程

分解出階段性的目標之後,你接下來就要全心全意地投入在完成階段性目標上。

在這裡,你需要寫下完成階段性目標需要進行的工作流程,最好是具體寫出像一條生產線一樣,列出完成這項工作所需要的每一步流程。

這可以幫助你聚焦。在規劃好時間後要開始工作時,你比較不會無所適從,因為你在這個階段已經很明確的指示自己要執行什麼工作。

步驟四、以終為始規劃時程

除非工作流程中有你完全陌生的項目,否則你應該是有辦法估算完成這些工作流程所需要的時間。

這樣一來,你就可以以終為始的規劃時程。

例如,你有一項一個禮拜之後要完成的工作,這項工作流程估計需要你20個小時的時間來完成。

而你一週上班5天、每天工作8小時,你就可以規劃成看是要每天花一半的工作時間來處理這項工作,又或者你可以選擇最晚在禮拜三中午之前開始全心投入這項工作。

這樣一來,你可以清楚規劃工作的時間線,假如主管臨時插入其他行程,你也可以在第一時間向主管反應你手上正在進行什麼工作,如果要額外排出時間執行臨時的工作,那你需要讓原本工作的截止日期展延多久。

又或者在某段期間內,你的工作量真的相當大,大到需要加班來完成它,那你也可以根據這樣子的規劃時程平分每天的加班時數,而不至於在截止日的前一天徹夜通宵趕工。

雖然最後都可以在截止日期前完成工作,但好好規劃時間的話你的肝會感謝你。

步驟五、刻意保留時間

許多人規劃完工作時程之後,就直接把工作時程填進行事曆裡面,但在這邊我們要多加一個步驟,刻意把一些時間保留出來。

畢竟對我們都不是為了工作而生的,人生中還有其他在工作之餘也需要關照的事。

像是特別花時間陪家人或是安排運動的時間等等,如果你跟很重要的朋友有定期的聚會,也可以特別把時間留下來。

這麼做可以讓你即便是在忙碌工作之餘,也不至於忽略掉人生其他重要的部分。

讓你成為時間的主人,又不至於成為工作的奴隸。

步驟六、填上工作流程

最後就是照你規劃的時程,把工作流程填進行事曆裡。

這樣一來,你不僅有宏觀的視野可以知道這一段期間你要完成到什麼進度,對總體的目標帶來多大的貢獻。

你也有微觀的視角可以知道每一天、每一刻你需要做什麼工作,這樣一來,你可以讓時間更有效的運用,回過頭來看,你也知道你把時間花到哪裡去。

結語

以上就是利用行事曆管理時間改善工作效率的技巧。

每人每天都有24小時,有的人是虛度光陰,也有的人可以讓時間發揮到最大的價值。

或許你曾經覺得自己也是渾渾噩噩度日子而已,但你從今天就可以開始改變你的生活型態。

從今天起,做時間的主人。

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